Aumente el control de sus obligaciones con el nuevo Voucher Approval Workflow
Autora: Izaskun Ajuria
Consultant Managed Services Functional @Quistor
Tener bajo control su pasivo es una tarea ardua en la que suelen intervenir varios departamentos. La exactitud en cuanto a importes y fechas de vencimiento es clave para tener un buen balance hacia sus inversiones. Esta es la razón por la que la nueva funcionalidad incluida en una de las últimas versiones de la herramienta JD Edwards (Release 23) puede aportarle un paso adicional pero útil en la auditoría de sus transacciones AP.
El Voucher Approval Workflow está pensado para permitir a los gestores revisar y aprobar/rechazar comprobantes antes de que puedan ser pagados. Aunque ya disponíamos de otras opciones dentro de JDE para controlar los comprobantes antes del pago (como dejar el lote en estado de espera o establecer un estado de pago personalizado en la creación del comprobante), este nuevo enfoque incluye la posibilidad de establecer niveles de aprobación basados en el importe bruto (valor umbral) y asignar niveles a diferentes usuarios.
La funcionalidad del flujo de trabajo actúa de la siguiente manera:
- JDE envía un mensaje sobre el flujo de trabajo al aprobador cuando un usuario crea un vale con un importe bruto superior al valor umbral establecido en la lista de distribución del aprobador.
- Una vez lanzado el flujo de trabajo, el estado de pago del comprobante permanece en un nuevo estado de Y como Workflow in Progress.
A partir de este momento, el usuario no puede realizar ningún cambio en el vale:
- La persona que aprueba el comprobante recibe un correo electrónico y/o un mensaje en el Work Center con la información del comprobante junto con el enlace directo a una aplicación interactiva para aprobar o rechazar el comprobante.
Cuando el aprobador hace clic en este enlace, el sistema muestra el formulario del Workflow Approval, donde puede aceptar o rechazar el comprobante.
Si se aprueba el comprobante, el estado de pago pasa de Y a A, como en aceptado, y entonces, el flujo normal de pagos puede continuar. Si se rechaza, el estado pasa de Y a F, como en rechazado, y ya no se podrá optar al pago.
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